Що змінилось у законодавстві 2025 року
21 серпня 2025 року Верховна Рада ухвалила Закон України № 4574-IX «Про професійну освіту», який, окрім основного предмету регулювання, вніс історичні зміни до Закону «Про охорону праці». Зокрема, стаття 18 була доповнена новою частиною, яка прямо дозволяє електронний документообіг у сфері охорони праці.
Цитата із закону
«Роботодавці, які прийняли рішення про впровадження електронного документообігу, створення та функціонування якого передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці, шляхом видання відповідного наказу або розпорядження, підтверджують проведення інструктажів та допуску працівника до роботи шляхом обміну та підписанням відповідних електронних документів...»
— Стаття 18, Закон України «Про охорону праці» (в редакції від 12.09.2025)
Це означає, що тепер роботодавець може офіційно відмовитись від паперових журналів інструктажів на користь електронних документів, підписаних КЕП. Єдина умова — дотримання вимог Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Крім того, стаття 13 того ж Закону «Про охорону праці» тепер дозволяє проводити інструктажі дистанційно через відеозв'язок. Підтвердженням проведення вважається факт обміну відповідними електронними документами.
Типи електронних підписів в Україні
Відповідно до Закону України № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», в Україні існують три рівні електронних підписів:
Простий електронний підпис
Будь-яке електронне підтвердження особи — логін/пароль, SMS-код, галочка «Погоджуюсь». Має обмежену юридичну силу, не підходить для документів з ОП.
Удосконалений електронний підпис (УЕП)
Створюється за допомогою криптографічних засобів, однозначно ідентифікує підписувача та забезпечує цілісність документа. Може використовуватись за домовленістю сторін.
Кваліфікований електронний підпис (КЕП)
Має юридичну силу власноручного підпису. Видається акредитованими провайдерами. Це єдиний тип підпису, який повністю прирівнюється до ручного відповідно до закону.
✓ Рекомендований для ОПЮридична сила КЕП: чи рівний він ручному підпису?
Так, повністю. Стаття 18 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» встановлює:
Закон 2155-VIII, стаття 18
«Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.»
Це означає, що документ, підписаний КЕП, юридично рівнозначний документу з «мокрою» печаткою. Жодна інспекція — ні Держпраці, ні суд — не може відмовити у визнанні такого документа лише тому, що він має електронну форму.
Додатково, Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» (стаття 8) прямо вказує: «Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму».
Які документи з ОП можна підписувати електронно
Після змін 2025 року перелік документів, які можна вести в електронній формі, значно розширився:
Зверніть увагу
Для переходу на електронний документообіг роботодавець обов'язково повинен видати відповідний наказ або розпорядження. Без цього документа використання е-підпису для цілей ОП може бути оскаржене.
Як отримати КЕП для підприємства
Отримати кваліфікований електронний підпис можна кількома способами:
Дія.Підпис (смартфон)
Безкоштовний КЕП через додаток «Дія». Працівник завантажує Дію, проходить верифікацію за ID-карткою або BankID та отримує підпис миттєво. Найшвидший спосіб для масового підписання.
АЦСК / КНЕДП
Акредитований центр сертифікації ключів: ІДД ДПС (колишній ЦСК АЦСКП), «Приватбанк», «Masterkey» тощо. Підпис зберігається на USB-токені або файловому носії.
Хмарний КЕП
Ключ зберігається в хмарному сховищі провайдера. Підписання через веб-інтерфейс або API. Зручний для інтеграції з платформами автоматизації ОП.
Впровадження е-підпису: покрокова інструкція
Перехід на електронний документообіг в охороні праці — це не просто «купити токен». Це системний процес, який варто спланувати:
Видайте наказ
Підготуйте та підпишіть наказ про впровадження електронного документообігу з охорони праці. Це обов'язкова вимога статті 18 Закону «Про охорону праці».
Оберіть платформу
Визначте систему для ведення електронних документів: це може бути спеціалізована платформа (як Bezpeco) або власна розробка з інтеграцією КЕП.
Забезпечте працівників КЕП
Кожен працівник, який підписує документи з ОП, повинен мати власний КЕП. Найпростіше — через Дія.Підпис у смартфоні.
Налаштуйте шаблони документів
Перенесіть ваші інструкції, журнали та програми інструктажів у електронну форму. Переконайтесь, що шаблони відповідають НПАОП.
Проведіть навчання
Ознайомте працівників з новою системою: як підписувати документи, де зберігаються їхні записи, як перевірити підпис.
Забезпечте зберігання
Електронні документи повинні зберігатись не менше строку, встановленого для паперових аналогів. Налаштуйте резервне копіювання та архівування.
Часті помилки та як їх уникнути
При впровадженні електронного підпису в охороні праці підприємства найчастіше припускаються таких помилок:
❌ Відсутність наказу
Без наказу про впровадження е-документообігу всі електронні підписи в документах з ОП можуть бути визнані нелегітимними під час перевірки.
❌ Простий підпис замість КЕП
Галочка «Ознайомлений» або SMS-код — це НЕ кваліфікований підпис. Для документів з ОП потрібен саме КЕП або Дія.Підпис.
❌ Відсутність резервних копій
Закон вимагає зберігати е-документи не менше строку, встановленого для паперових. Без бекапів ви ризикуєте втратити докази проведення інструктажів.
❌ Прострочений сертифікат КЕП
Сертифікат КЕП діє 2 роки. Якщо працівник підписує документ простроченим ключем — підпис не має юридичної сили.
Підсумок: навіщо переходити на електронний підпис
Перехід на КЕП в охороні праці — це не данина моді, а законодавчо підкріплена можливість, яка дає реальні переваги:
- Економія часу — працівник підписує інструктаж за 10 секунд у смартфоні замість черги до кабінету інженера з ОП.
- Юридична захищеність — КЕП має презумпцію відповідності власноручному підпису. Електронний документ неможливо підробити.
- Моментальний доступ — всі підписані документи зберігаються в хмарі з пошуком, фільтрацією та автоматичним нагадуванням про строки.
- Готовність до перевірки — Держпраці приймає електронні документи. Вам не потрібно друкувати гори паперів.
Платформа Bezpeco дозволяє повністю автоматизувати цей процес: від генерації інструкцій штучним інтелектом до підписання КЕП через Дія.Підпис — без жодного аркуша паперу.