Коротка відповідь
Ні, не потрібно — за трьох умов: роботодавець наказом запровадив електронний документообіг, журнал внесено до затвердженого Переліку документів в електронній формі, а особисті підписи накладаються КЕП. Жоден чинний акт не вимагає вести для таких документів паралельний паперовий примірник.
Що кажуть закон і Порядок ЕДО
Правова конструкція електронного журналу інструктажів складається з чотирьох норм. Разом вони відповідають на питання «чи законно» і «що для цього зробити».
1. Стаття 18 Закону «Про охорону праці»
Ключова норма
«Роботодавці, які прийняли рішення про впровадження електронного документообігу […] шляхом видання відповідного наказу або розпорядження, підтверджують проведення інструктажів та допуску працівника до роботи шляхом обміну та підписанням відповідних електронних документів, що визначені типовим положенням […]»
— ст. 18 Закону України «Про охорону праці», частина додана Законом № 4574-IX від 21.08.2025
Тобто для підприємства з ЕДО електронний документ і є способом підтвердження інструктажу, а не додатком до паперового журналу.
2. Порядок впровадження електронного документообігу
Порядок затверджено наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21 (зареєстровано в Мін’юсті 11.11.2021 за № 1488/37110). Наказом № 4408 від 26.03.2026 його перейменовано на «Порядок впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин», тепер він охоплює не лише охорону праці. Головне з нього:
- п. 1 — Порядок обов’язковий для роботодавців, які вирішили впровадити ЕДО; рішення оформлюється наказом або розпорядженням.
- п. 3 — одночасно з наказом роботодавець затверджує Перелік документів в електронній формі та порядок їх створення, передавання, зберігання, оброблення і знищення.
- п. 4 — роботодавець забезпечує строк зберігання не менший, ніж для паперових документів, вільне ознайомлення працівників і надання примірників електронних документів посадовим особам Держпраці.
- п. 5 — якщо на документі передбачено особистий підпис, накладається електронний підпис на кваліфікованому сертифікаті, тобто КЕП.
Зверніть увагу на п. 4: Держпраці отримує примірники електронних документів, а не паперові журнали.
3. Закон «Про електронні документи та електронний документообіг»
Стаття 8 цього закону встановлює, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Стаття 7 визначає оригінал: це електронний примірник з обов’язковими реквізитами та підписом. Паперова копія — лише «візуальне подання електронного документа на папері», засвідчене в установленому порядку.
4. КЕП дорівнює власноручному підпису
Юридична сила підпису
«Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.»
— ч. 6 ст. 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»
Звідки взявся міф про паперовий дубль
Типове положення описує паперовий журнал
ЕДО запровадили «без паперів»
Підписи не є КЕП
Висновок простий: паперовий дубль зазвичай компенсує недоробки в оформленні ЕДО. Якщо оформлення правильне, дубль не потрібен.
Коли папір усе ж знадобиться
| Ситуація | Що робити |
|---|---|
| Документ не внесено до Переліку | Ведеться на папері, доки роботодавець не доповнить Перелік |
| Працівник не має КЕП | Передбачте у внутрішньому порядку ЕДО, як оформлюється інструктаж для такого працівника, або допоможіть активувати Дія.Підпис |
| Не можна гарантувати зберігання на електронних носіях протягом строку | Ст. 13 Закону № 851-IV: дублювати на кількох носіях, а якщо й це неможливо — зберігати копію на папері |
| Законодавство вимагає візуальну форму документа | Ст. 7 Закону № 851-IV: оригінал може бути пред’явлений у візуальній формі, зокрема як паперова копія |
Чек-лист переходу без паперового дубля
Готовий зразок
Питання та відповіді
Чи може інспектор Держпраці вимагати паперовий журнал, якщо на підприємстві запроваджено ЕДО?
Порядок впровадження ЕДО зобов’язує роботодавця надавати посадовим особам Держпраці примірники електронних документів у форматах, встановлених законодавством. Обов’язку тримати паралельний паперовий журнал для документів із Переліку нормативні акти не встановлюють.
Чи можна вести частину журналів на папері, а частину — електронно?
Так. Роботодавець сам визначає Перелік документів, які ведуться в електронній формі. Документи поза Переліком ведуться у звичному паперовому вигляді.
Чим підписувати електронний журнал інструктажів?
Там, де для документа передбачено особистий підпис, накладається кваліфікований електронний підпис (п. 5 Порядку). Для працівників найпростіший варіант — Дія.Підпис.