Електронні документи з охорони праці під час перевірки Держпраці: як підготуватися

Що вимагає закон від підприємства з ЕДО

Роботодавець, який запровадив електронний документообіг, бере на себе три обов’язки з пункту 4 Порядку впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин (наказ Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21). Саме за ними і буде видно, наскільки підприємство готове до перевірки.

Зберігати не менше, ніж папір

Строк зберігання електронних документів не менший від встановленого для відповідних документів, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання.

Давати працівникам ознайомитися

Має бути забезпечена можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо це передбачено законодавством про працю, зокрема про охорону праці.

Надавати примірники Держпраці

Посадові особи органу, що здійснює державний нагляд, у передбачених законодавством випадках отримують примірники електронних документів у форматах, встановлених законодавством.

Зверніть увагу: мова не про «роздрукувати журнал», а про примірник електронного документа. Тому у внутрішньому порядку роботи з документами варто прямо записати, хто формує таке вивантаження і в якому вигляді.

Юридична сила електронного документа

Правовий статус

«Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.»

— ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»

Стаття 7 того самого закону додає важливу деталь: оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність, а у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі, зокрема як паперова копія. Тобто роздруківка — це не оригінал, а візуальне подання, і саме тому важливо зберегти файли з підписами.

Як перевіряється підпис

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний (ч. 6 ст. 18 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»). Перевірити конкретний підпис може будь-хто — і ви, і інспектор — через сервіс Центрального засвідчувального органу czo.gov.ua/verify. Перевірка показує, хто підписав документ, коли це сталося і чи не змінювався документ після підписання.

Практична порада

Перед перевіркою вивантажте кілька документів за різні періоди й прогоніть їх через сервіс перевірки самі. Так ви побачите проблему з форматом чи строком дії сертифіката раніше, ніж її побачить інспектор.

Папка готовності до перевірки

Наказ про впровадження електронного документообігу з охорони праці

Затверджений Перелік документів, які ведуться в електронній формі

Порядок створення, передавання, зберігання, оброблення, використання та знищення цих документів

Журнали інструктажів за потрібний період — у вигляді примірників електронних документів разом із файлами підписів

Протоколи перевірки знань з питань охорони праці (зберігаються не менше 5 років)

Підтвердження ознайомлення працівників з інструкціями з охорони праці

Відповідальна особа з доступом до системи, яка може сформувати вивантаження на місці

Пояснення, як оформлюються документи для працівників, які ще не мають КЕП

Найчастіші слабкі місця

Слабке місце	Як закрити
Прострочені повторні інструктажі	Пункт 6.5 Типового положення: не рідше ніж раз на 3 місяці на роботах підвищеної небезпеки і раз на 6 місяців для решти робіт. Потрібен автоматичний контроль строків, а не таблиця в Excel.
Документи підписані не КЕП	Там, де передбачено особистий підпис, потрібен підпис на кваліфікованому сертифікаті (п. 5 Порядку № 839-21).
Немає наказу та Переліку	Спершу оформіть рішення про ЕДО, інакше електронні записи не мають правової підстави.
Ніхто не може вивантажити документи	Призначте відповідального і пропишіть процедуру в порядку роботи з документами.
Підпис не перевіряється через кілька років	Оберіть формат підпису, придатний для тривалого архівного зберігання, ще на старті.

З чого почати

Якщо ЕДО ще не запроваджено — почніть із наказу та Переліку документів. Якщо запроваджено, але лишаються сумніви щодо паперу — читайте, чи потрібно дублювати журнали на папері.

Питання та відповіді

У якому вигляді надавати інспектору електронні документи з охорони праці?

Підпункт 3 пункту 4 Порядку № 839-21 зобов’язує роботодавця забезпечити надання посадовим особам органів державного нагляду примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

Чи можна показати інспектору просто екран програми?

Демонстрація на екрані зручна, але вона не замінює примірник електронного документа з підписом. Передбачте у внутрішньому порядку роботи з документами, хто і як формує вивантаження разом із файлами підписів.

Як перевірити, що КЕП на документі дійсний?

Скористайтеся сервісом перевірки підпису Центрального засвідчувального органу на czo.gov.ua/verify: він показує підписувача, час підпису та цілісність документа. Так само це може зробити інспектор.

Що буде, якщо наказу про ЕДО немає, а журнали ведуться в програмі?

Порядок № 839-21 застосовується лише до роботодавців, які прийняли рішення про впровадження ЕДО відповідним наказом. Без нього підстав вважати електронні записи належним веденням журналу немає, а вимоги Типового положення до паперового журналу залишаються чинними.