Наказ про впровадження електронного документообігу з охорони праці: зразок, перелік документів, типові помилки

Чому без наказу ЕДО не працює

Стаття 18 Закону «Про охорону праці» дозволяє підтверджувати інструктажі електронними документами не всім підряд, а саме тим роботодавцям, які прийняли рішення про впровадження електронного документообігу і оформили його наказом чи розпорядженням. Ця норма з’явилася в законі завдяки Закону № 4574-IX від 21.08.2025.

Підстава

«Цей Порядок регулює використання електронного документообігу у сфері трудових відносин, зокрема охорони праці, і є обов’язковим для всіх роботодавців, які прийняли рішення про його впровадження. Рішення про перехід на електронний документообіг оформлюється відповідним наказом або розпорядженням роботодавця.»

— п. 1 Порядку впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин (наказ Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21)

Тобто наказ — це не формальність, а те, що взагалі вмикає дію Порядку на вашому підприємстві. Без нього електронні записи в програмі залишаються просто записами в програмі, а вимоги до паперових журналів нікуди не зникають.

Три документи, які треба затвердити

Наказ про впровадження ЕДО

Фіксує рішення роботодавця, дату початку, систему, відповідального та вимогу підписувати КЕП.

Перелік документів в електронній формі

Пункт 3 Порядку: саме за цим переліком видно, які документи ви ведете електронно, а які лишаються на папері.

Порядок роботи з електронними документами

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів із Переліку.

Зразок наказу

Зразок нижче — універсальний каркас. Адаптуйте його під структуру підприємства, назву системи та дати.

ТОВ «________________»

НАКАЗ

«___» __________ 2026 р. № ____

Про впровадження електронного документообігу
у сфері охорони праці

Відповідно до статті 18 Закону України «Про охорону праці», законів України
«Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну
ідентифікацію та електронні довірчі послуги», Порядку впровадження електронного
документообігу у сфері трудових відносин, затвердженого наказом Міністерства
економіки України від 28.10.2021 № 839-21,

НАКАЗУЮ:

1. Запровадити з «___» __________ 2026 р. електронний документообіг документів
з питань охорони праці.

2. Затвердити Перелік документів з охорони праці, ведення яких здійснюється
в електронній формі (додаток 1).

3. Затвердити Порядок створення, відправлення, передавання, одержання,
зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів
з охорони праці (додаток 2).

4. Визначити інформаційно-комунікаційною системою для ведення електронних
документів з охорони праці ________________________.

5. Установити, що документи, зазначені в Переліку, на яких передбачено
особистий підпис, підписуються кваліфікованим електронним підписом
відповідної особи.

6. Призначити відповідальним за організацію електронного документообігу
з охорони праці ____________________ (посада, прізвище, ініціали).

7. Керівникам структурних підрозділів ознайомити працівників із цим наказом
до «___» __________ 2026 р.

8. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ____________ ________________

Приклад Переліку документів

Перелік — додаток до наказу. Ось документи, які найчастіше переводять в електронну форму першими:

Документ	Підстава / примітка
Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці	Додаток 5 до п. 6.3 НПАОП 0.00-4.12-05
Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці	Додаток 6 до п. 6.10 НПАОП 0.00-4.12-05
Протоколи засідання комісії з перевірки знань з питань охорони праці	Зберігаються не менше 5 років (п. 3.17 НПАОП 0.00-4.12-05)
Програми проведення інструктажів	Розробляє та затверджує роботодавець
Накази та розпорядження з питань охорони праці	Зокрема про призначення відповідальних осіб
Положення та інструкції з охорони праці, що діють на підприємстві	Акти підприємства за ст. 13 Закону «Про охорону праці»
Документи з ознайомлення працівників з інструкціями	Підтвердження ознайомлення підписом

Обережно з окремими порядками

Для документів, оформлення яких регулюють спеціальні акти — наприклад, матеріали розслідування нещасних випадків або наряди-допуски за галузевими НПАОП, — спершу перевірте вимоги цих актів до форми, кількості примірників і адресатів. Такі документи вносять до Переліку тільки тоді, коли ви впевнені, що електронна форма не суперечить спеціальним вимогам.

Що написати в порядку роботи з документами

Це внутрішній документ, і закон не встановлює його форми. Але він має закривати обов’язки з пунктів 4 і 5 Порядку № 839-21:

Зберігання. Строк — не менший, ніж для відповідних паперових документів, у тому числі з використанням електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання.
Ознайомлення. Як працівник може вільно ознайомитися з документами, якщо це передбачено законодавством.
Надання документів Держпраці. Хто, в якому форматі та в які строки формує примірники електронних документів для посадових осіб органів державного нагляду.
Підписи. Документи з особистим підписом підписуються КЕП; варто окремо зафіксувати, що для працівників прийнятний Дія.Підпис.
Життєвий цикл. Хто створює, передає, обробляє та знищує документи, і як фіксуються ці дії.

Типові помилки

Наказ є, Переліку немає

Без Переліку неможливо довести, що конкретний журнал ведеться в електронній формі законно.

Перелік «усі документи з охорони праці»

Формулювання без конкретики створює проблему там, де для документа є спеціальні вимоги до форми.

Замість КЕП — галочка або скан підпису

Пункт 5 Порядку прямо вимагає підпис на кваліфікованому сертифікаті там, де передбачено особистий підпис.

Не продумано зберігання

Через кілька років підпис має лишатися перевірюваним, тому формат зберігання обирають одразу.

Немає відповідального

Коли приходить перевірка, немає людини, яка сформує примірники документів.

Далі

Коли наказ готовий, лишається два питання: чи дублювати журнали на папері і що показувати інспектору Держпраці.

Питання та відповіді

Чи достатньо одного наказу, щоб перейти на електронні документи з охорони праці?

Ні. Пункт 3 Порядку № 839-21 вимагає одночасно затвердити ще два документи: Перелік документів, ведення яких передбачається в електронній формі, і порядок їх створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення.

Чи потрібно погоджувати наказ із Держпраці?

Ні. Рішення про впровадження ЕДО роботодавець приймає самостійно, це його право, а не обов’язок. Погодження чи реєстрація в органах державного нагляду не передбачені.

Які документи можна внести до Переліку?

Обсяг визначає роботодавець. Найчастіше це журнали інструктажів, протоколи перевірки знань, накази, положення та інструкції з охорони праці, програми інструктажів. Для документів, оформлення яких регулюють окремі акти (наприклад, розслідування нещасних випадків), звіряйтеся з вимогами цих актів.

Що робити, якщо частина працівників не має КЕП?

Передбачте це у внутрішньому порядку роботи з електронними документами: або допомагаєте працівникам активувати Дія.Підпис, або для них документ оформлюється у паперовій формі, доки вони не отримають підпис.