Види інструктажів з охорони праці
Відповідно до НПАОП 0.00-4.12-05 «Типове положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці», на кожному підприємстві повинні проводитись п'ять видів інструктажів:
Вступний інструктаж
Проводиться при прийнятті на роботу. Охоплює загальні питання ОП на підприємстві, правила внутрішнього розпорядку, основні небезпеки.
Первинний інструктаж
Проводиться безпосередньо на робочому місці до початку роботи. Включає конкретні вимоги безпеки для цього виду робіт.
Повторний інструктаж
Проводиться для підтримки знань працівників. Програма ідентична первинному інструктажу.
Позаплановий інструктаж
Проводиться при зміні технологічного процесу, новому обладнанні, нещасному випадку або за вимогою Держпраці.
Цільовий інструктаж
Проводиться при виконанні разових робіт, робіт за нарядом-допуском, ліквідації аварій або масових заходів.
Кожен з цих інструктажів повинен реєструватись у відповідному журналі — і саме ці журнали тепер можна вести в електронному форматі.
Що каже закон про електронні журнали
Правила гри задають два акти. Перший — Порядок впровадження електронного документообігу, затверджений наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21: він діє з 2021 року і описує, що саме має зробити роботодавець. Другий — Закон № 4574-IX від 21.08.2025, який доповнив статтю 18 Закону «Про охорону праці» і прямо закріпив електронне підтвердження інструктажів.
Ключова норма
«Роботодавці, які прийняли рішення про впровадження електронного документообігу [...] підтверджують проведення інструктажів та допуску працівника до роботи шляхом обміну та підписанням відповідних електронних документів, що визначені типовим положенням, між роботодавцем та особою, яка приймається на роботу, з урахуванням вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».»
— Стаття 18, Закон «Про охорону праці» (доповнення внесено Законом № 4574-IX від 21.08.2025)
Базовий Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» (№ 851-IV) встановлює загальні правила: електронний документ має таку саму юридичну силу, як і паперовий (стаття 8), а строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку для паперових (стаття 13).
Дистанційні інструктажі: що дозволяє закон
Окремо закон регламентує дистанційне проведення інструктажів для працівників на дистанційній та надомній роботі. Стаття 13 Закону «Про охорону праці» (частина п'ята, додана Законом № 1213-IX від 04.02.2021) встановлює:
Дистанційні інструктажі
«Такий інструктаж (навчання) може проводитися дистанційно, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема шляхом відеозв'язку. У такому разі підтвердженням проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.»
Слово «такий» тут важливе: норма стосується інструктажів для працівників, з якими укладено трудовий договір про дистанційну або надомну роботу. Для решти працівників спосіб підтвердження інструктажу в електронній формі дає стаття 18 Закону — за умови, що роботодавець наказом запровадив електронний документообіг.
Вимоги до електронного журналу інструктажів
Електронний журнал повинен містити всі ті самі дані, що й паперовий аналог. Ось обов'язковий перелік полів:
Порівняння: паперовий vs електронний журнал
Щоб наочно побачити різницю, порівняємо два підходи за ключовими критеріями:
| Критерій | 📄 Паперовий журнал | 💻 Електронний журнал |
|---|---|---|
| Юридична сила | Власноручний підпис | КЕП = власноручний (за законом) |
| Швидкість проведення | 15–30 хвилин на групу | 2–5 хвилин (онлайн + КЕП) |
| Ризик втрати | Пожежа, затоплення, крадіжка | Хмарне зберігання з бекапами |
| Пошук записів | Ручне гортання сторінок | Пошук за секунди (ПІБ, дата, вид) |
| Підробка | Легко підробити підпис | Криптографічний захист КЕП |
| Контроль термінів | Ручне відстеження | Автоматичні нагадування |
| Перевірка Держпраці | Надати паперовий оригінал | Надати електронний документ із КЕП |
| Вартість | Папір + зберігання + архів | Підписка на платформу |
Як перейти на електронні інструктажі: 5 кроків
Видайте наказ про впровадження е-документообігу з ОП
Це фундаментальна вимога закону. У наказі вкажіть: дату переходу, перелік документів у е-формі, відповідального, систему, яка використовується.
Оберіть платформу для ведення е-журналів
Платформа повинна підтримувати інтеграцію з КЕП (Дія.Підпис, кваліфіковані надавачі), забезпечувати зберігання документів та мати нагадування про строки. Як це влаштовано в Bezpeco — на сторінці «Електронний журнал інструктажів».
Перенесіть програми інструктажів у систему
Завантажте або створіть в системі всі програми інструктажів для кожної посади та виду робіт. Переконайтесь, що вони актуальні.
Забезпечте працівників КЕП
Кожен працівник, який підписує інструктаж, повинен мати КЕП. Найпростіше — через Дія.Підпис. Проведіть інформаційну сесію для колективу.
Проведіть перший електронний інструктаж
Розпочніть з повторного інструктажу для невеликої групи. Переконайтесь, що процес працює коректно, та поступово масштабуйте на все підприємство.
Як це працює на практиці: сценарій з Bezpeco
Ось як виглядає типовий процес повторного інструктажу на підприємстві, що використовує платформу Bezpeco:
Система автоматично визначає, що 15 працівникам відділу виробництва настав час повторного інструктажу.
Відповідальний за ОП отримує сповіщення та натискає «Провести інструктаж». Система підтягує актуальну програму інструктажу для кожної посади.
Працівники отримують запрошення на смартфон. Відкривають посилання, знайомляться з матеріалом інструктажу.
Кожен працівник підписує інструктаж через Дія.Підпис — один дотик у додатку.
Інструктуючий підписує документ своїм КЕП. Електронний журнал автоматично оновлюється. Усі підписи верифіковані.
Документ збережено в хмарі з криптографічним захистом. Можна надати Держпраці за запитом у будь-який момент.
Весь процес — від нагадування до підписаного документа — займає менше 20 хвилин замість кількох годин з паперовим журналом. А головне — жодного ризику втрати даних чи підробки підпису.
Порада
Почніть із пілоту на одному підрозділі: так ви перевірите процес на невеликій групі, перш ніж переводити все підприємство. Паперовий дубль для документів із Переліку закон не вимагає — розбираємо це в окремій статті «Чи потрібно дублювати електронні журнали на папері».
Підсумок
Електронні журнали інструктажів — це не майбутнє, а сьогодення. Порядок ЕДО діє з 2021 року, а з вересня 2025-го можливість підтверджувати інструктажі електронними документами закріплена прямо в статті 18 Закону «Про охорону праці». Це швидше, безпечніше та зручніше для всіх учасників процесу.
- Закон дозволяє — стаття 18 Закону «Про охорону праці» прямо передбачає електронний документообіг для інструктажів.
- КЕП = ручний підпис — Дія.Підпис або інший КЕП юридично прирівнюється до власноручного.
- Дистанційно можна — інструктажі через відеозв'язок офіційно дозволені.
- Три документи для старту — наказ про впровадження ЕДО, Перелік документів в електронній формі та порядок роботи з ними (п. 3 Порядку № 839-21). Зразок наказу.